Guías · Por Koolya
Migrar una hoja de clientes a Koolya CRM
Migrar una hoja de cálculo requiere decidir qué describe cada fila. Un listado puede mezclar contactos, propuestas y recordatorios. Separar esos conceptos antes de importar permite conservar el trabajo pendiente sin esperar que las notas se conviertan automáticamente en tareas.
Revisado el
Prepara una copia y separa conceptos
Conserva la hoja original y marca qué columnas pertenecen al contacto: nombre, email, teléfono, organización y origen. Si una fila representa una propuesta, identifica a qué contacto corresponde y qué alcance, importe y seguimiento necesitas reconstruir después.
Revisa emails repetidos, nombres vacíos y estados inconsistentes. No conviertas todas las filas históricas en contactos activos por defecto. Acordad qué relaciones necesitáis consultar y cuáles siguen en seguimiento antes de empezar la importación.
Importa una muestra comprobable
Prepara un CSV UTF-8 con cabecera nombre o name y hasta 100 contactos, de menos de 500 KB. Elige primero una muestra que incluya nombres con acentos, notas entre comillas y contactos sin email. Comprueba la vista previa y la empresa de destino antes de confirmar.
Revisa las fichas creadas contra la hoja original. El importador rechaza emails que ya existen y guarda filas por separado; si hay errores, corrige solo las pendientes. Divide el resto en lotes identificados y conserva un registro de lo importado.
Reconstruye propuestas y próximos pasos
Crea una oportunidad por propuesta activa, relacionada con su contacto cuando corresponda. Añade etapa, importe, responsable y fecha prevista. Después crea la próxima tarea con una acción concreta; una nota que diga llamar no programa ese seguimiento.
Antes de retirar la hoja del trabajo diario, revisa un recorrido completo con otra persona: buscar contacto, entender propuesta y ejecutar siguiente paso. La exportación del CRM no equivale a una copia completa de toda la configuración; conserva tus originales y el criterio de migración.