Blog · Por Koolya
Cuándo archivar un contacto y cuándo revisar su ficha
Un contacto sin actividad reciente no requiere siempre la misma decisión. Puede tener propuestas abiertas, un acuerdo antiguo o información que el negocio necesita conservar. Revisa el contexto antes de archivar y distingue esa acción de eliminar la ficha.
Revisado el
Empieza por el trabajo que sigue abierto
Comprueba oportunidades, tareas e historial. Si existe una propuesta activa, aclara su próximo paso antes de mover el contacto fuera del seguimiento habitual. Si hay tareas vencidas que ya no corresponden, resuélvelas con el criterio del equipo.
Una oportunidad perdida no significa que toda la relación haya terminado. El cliente puede tener otro alcance abierto. Utiliza el estado de cada registro para describir lo que conoces y evita cambiar toda la ficha por el resultado de una sola oferta.
Archivar conserva una ficha fuera de lo activo
El estado Archivado permite mantener un contacto que ya no forma parte del trabajo cotidiano. Puede ser útil para conservar el contexto de una relación terminada, según la necesidad y criterios del negocio. Comprueba cómo aparece al utilizar búsqueda y filtros.
Eliminar tiene otro efecto: borra la ficha y su historial y no se puede deshacer desde el diálogo. No utilices esa acción para limpiar visualmente una lista sin revisar las relaciones. La decisión de conservación debe seguir el criterio aplicable a vuestro trabajo.
Define un criterio que se pueda repetir
Acordad quién revisa contactos inactivos, qué comprueba y dónde registra la decisión. Falta de respuesta, propuesta descartada y datos incorrectos son situaciones diferentes. Evita una regla de borrado basada únicamente en la fecha de la última llamada.
Después de una limpieza, comprueba que las búsquedas y próximos pasos siguen funcionando. Documenta cómo reactivar una relación cuando vuelva a existir trabajo. Un criterio claro evita que cada miembro conserve o elimine información por una interpretación distinta.