Guías · Por Koolya
Limpiar contactos duplicados y datos incompletos
Una limpieza de contactos debe mejorar la capacidad de encontrar y atender relaciones. Borrar filas parecidas demasiado pronto puede eliminar contexto útil. Empieza por un criterio pequeño, una muestra y una revisión de las fichas relacionadas.
Revisado el
Localiza problemas concretos
Busca emails repetidos en la lista original, organizaciones escritas de varias formas y nombres que no permiten reconocer a nadie. Separa un dato incompleto de una relación que ya no está activa: requieren decisiones diferentes.
Si utilizas una exportación para revisar, conserva empresa, filtros y fecha junto al archivo. Una lista filtrada no representa necesariamente todos los contactos. Mantén una copia del original antes de normalizar nombres o preparar otro lote de importación.
Revisa la ficha que conserva el contexto
Antes de crear otra ficha o borrar una existente, revisa oportunidades, tareas e historial. Dos nombres similares pueden corresponder a personas distintas de la misma organización. Un cambio de email tampoco demuestra que se trate de otro cliente.
Koolya no ofrece en esta referencia una fusión automática de contactos. Corrige manualmente la información de trabajo y comprueba las relaciones necesarias. El importador evita duplicados por emails ya existentes, pero una fila sin email necesita un criterio adicional de revisión.
Acordad una convención y mantenedla
Establece cómo registrar organización, origen y etiquetas. Define quién revisa incidencias y cómo documenta un cambio importante. Una convención corta, como utilizar siempre el mismo nombre comercial, resulta más sostenible que exigir un inventario de campos sin uso.
Prueba el criterio en unas pocas fichas y comprueba que las búsquedas mejoran. Archivar puede conservar una relación fuera del seguimiento activo, mientras eliminar borra su ficha e historial. Termina la limpieza con instrucciones para que la siguiente importación no reproduzca el mismo problema.