Documentación · Por Koolya
Organizar contactos con origen, etiquetas y búsqueda
Origen y etiquetas ayudan a organizar contactos con un criterio compartido. Funcionan mejor con un vocabulario pequeño y reconocible que con nombres distintos para cada miembro del equipo. La búsqueda permite recuperar contexto sin crear una ficha duplicada.
Revisado el
Define qué significa origen
Usa origen para indicar cómo llegó la relación: recomendación, web, feria o prospección, por ejemplo. Acuerda qué registrar cuando intervengan varios canales. El campo se rellena en el CRM; no recibe automáticamente el historial de la sesión anónima de Analytics.
Puedes guardar una campaña conocida por tu proceso comercial, pero no la inventes a partir de una coincidencia de fechas. Si la persona declara que llegó por una newsletter, anota ese contexto con el criterio del equipo. Una declaración y una atribución técnica siguen siendo evidencias distintas.
Utiliza etiquetas para preguntas repetidas
Escoge etiquetas que permitan identificar grupos de trabajo, como mantenimiento o propuesta-pendiente. Mantén la misma ortografía y revisa las que ya no sirven. Un texto de etiquetas no implica una automatización ni una segmentación que envíe mensajes por sí sola.
Organización describe la empresa del contacto. Es distinta de la empresa de Koolya que contiene la ficha. Si trabajas para varios negocios, conservar la organización del cliente no sustituye seleccionar el espacio correcto antes de crear o importar contactos.
Busca antes de crear o importar
Prueba búsquedas con nombre, email u organización y revisa el resultado antes de añadir una ficha. Combina la búsqueda con los filtros disponibles de la sección. Si hay resultados muy parecidos, abre el registro y comprueba la relación antes de asumir que son la misma persona.
La exportación utiliza la búsqueda y filtros actuales, lo que permite revisar un subconjunto. Conserva el criterio junto al archivo para no confundirlo con un listado completo. Para una limpieza masiva, empieza por una muestra y documenta qué campos vas a normalizar.