Documentación · Por Koolya
Crear, editar y archivar contactos en CRM
La ficha de contacto representa a la persona o entidad con la que mantienes una relación comercial. No describe por sí sola cada propuesta. Crear una ficha clara y reutilizable te permite relacionar oportunidades y tareas sin repetir toda la información.
Revisado el
Crea una ficha en la empresa correcta
Abre CRM, comprueba la empresa de la cabecera y entra en Contactos. Para guardar necesitas permiso de edición de contactos. Utiliza un nombre que puedas reconocer y buscar: se admiten entre 2 y 150 caracteres.
Puedes registrar email, teléfono, organización, identificador fiscal, origen, etiquetas y notas. El email es opcional, pero si se incluye debe tener formato válido. Introduce solo información necesaria para atender y coordinar la relación; las notas no necesitan reproducir toda la conversación.
Elige el estado adecuado
Potencial corresponde a una relación que todavía estás evaluando; Cliente identifica una relación comercial existente; Archivado permite conservar una ficha fuera del trabajo activo. Cambiar el contacto a Cliente no crea una factura ni marca automáticamente sus oportunidades como ganadas.
Antes de crear una ficha, busca su email o nombre para comprobar si ya existe. Si un cliente plantea otro servicio, puedes crear otra oportunidad relacionada con el mismo contacto. Eso mantiene separados quién es el cliente y qué propuesta estás siguiendo.
Comprueba el guardado y las relaciones
Después de guardar, busca la ficha y verifica los campos que has introducido. Registra el primer acuerdo en el historial y crea una tarea si hay una próxima acción. Si otra persona editó el registro mientras lo tenías abierto, revisa la versión actual antes de repetir el cambio.
Archivar y eliminar tienen efectos distintos. Eliminar borra la ficha y su historial y no se puede deshacer desde el diálogo. Revisa las relaciones y la necesidad de conservar contexto antes de utilizar esa opción; para terminar un seguimiento suele ser suficiente ajustar el estado y las tareas.